Souvent réalisé à l’aide de logiciels de gestion de projet, le suivi des tâches est primordial. Tout d’abord, il inclut l’avancement et le suivi des projets. Mais aussi l’organisation du travail d’équipe ! De même, il implique le choix d’outils de travail adaptés pour assurer l’atteinte des objectifs fixés.
Par exemple, Bubble Plan, notre logiciel, a récemment subi des updates afin d’optimiser le suivi des tâches via le tableau de bord Gestion des Actions. Il vous permettra également de suivre et d’organiser la répartition de vos moyens. Ainsi que la conception d’un plan de gestion des ressources et du budget. En partie grâce à l’avancement des tâches des Intervenants.
🤔 Qu’est-ce que le suivi d’avancement de projet ?
La gestion de projet se compose d’un ensemble d’outils, mais aussi de méthodes et de techniques favorisant la conduite et la coordination du projet. Elle s’adresse aux chefs de projet et aux équipes quelle que soit leur taille. Tout cela afin d‘harmoniser les tâches nécessaires au bon déroulement du projet. Mais également de satisfaire les besoins implicites ou explicites qui sont la raison pour laquelle le projet a été entrepris. En d’autres termes, vos livrables de projet(s) !
Le management de projet est une autre de ses appellations. En bref, ce dernier a pour but l’organisation du déroulement du projet. En partant de la phase de conception à celle de la réalisation finale. Tout comme c’est le cas pour un lancement de produit. Pour cela, il est essentiel de définir les objectifs, les délais et les contraintes (si y en a), ainsi que toutes les ressources disponibles. Autrement dit, les ressources matérielles, humaines, mais le budget.
D’une certaine manière, le suivi de projet, c’est donc l’examen des moyens et des activités qui seront mis en œuvre. Tout ceci dans le but de surveiller les progrès accomplis en fonction d’indicateurs définis (KPI), et ce, jusqu’à la réalisation du projet (lancement de produit, événements, etc.)
👉 C’est quoi un suivi de projet ?
Plus exactement, le suivi de projet vise à veiller sur l’avancement globale du projet en s’assurant que son déroulement soit en conformité avec les plans & objectifs fixés. Cette pratique est notamment destinée aux chefs de projet pour leur permettre de veiller à la progression des initiatives qu’ils ont entreprises.
Cela nécessite le suivi des différentes étapes du projet, pour en mesurer les résultats. Et ainsi prendre les décisions qui s’imposent afin de corriger les difficultés que l’on rencontre ou tout ce qui dévie. Le suivi de projet permet de maintenir le projet sur la bonne voie et de s’assurer qu’il sera achevé dans les délais et avec les résultats prévus.
Le suivi de projet est très important pour les entreprises. Le management de projet permet d’assurer l’accomplissement des projets, étape par étape. Il faut qu’il soit efficient et efficace, en plus, il doit respecter les budgets et les délais. Généralement, cela contribue à la rentabilité des projets, à améliorer l’image de partenaire fiable de l’entreprise.
👉 Quels sont les différents types du suivi de projet ?
Le suivi de projet permet également de gérer les risques et les incertitudes liés au projet, en identifiant les éventuels problèmes et en mettant en place des solutions pour les résoudre. Enfin, le suivi de projet est un outil important pour la communication et la collaboration au sein de l’entreprise, en permettant de maintenir toutes les parties prenantes informées de l’avancement du projet et de travailler ensemble pour atteindre les objectifs fixés.
1. Contrôle de conformité
Il assure le fait que les réglementations sont respectées. Notamment celles des subventions, les lois du gouvernement, celles régies par les donateurs, l’application des contrats, etc. Il permet de s’assurer la présence des résultats souhaités. Ce contrôle peut intervenir à tout moment du cycle de vie du projet.
2. Suivi des activités
Mis en place durant les différentes phases du projet, il est utilisé pour suivre l’utilisation des intrants. Mais également les ressources ! Il s’intéresse à la manière dont les résultats sont fournis, mais aussi aux activités. Il contribue à évaluer l’impact et se couple avec le contrôle de conformité.
3. Suivi des contacts avec les bénéficiaires
Il a pour but de suivre les points de vue, les besoins, les avis des bénéficiaires par rapport au projet. Que ce soient les doléances concernant le projet, la satisfaction ou le contraire, il traite tous ces sujets. Elle s’intéresse notamment à leur expérience.
4. Suivi de l’organisation
Il suit le développement de l’institution, ainsi que les collaborations et la communication. Il s’intéresse notamment au « long terme » et à renforcer les capacités de l’entreprise en ce qui concerne : les partenariats, les collaborations & parties prenantes en rapport avec la mise en place du projet.
5. Contrôle du contexte
Il aide à identifier et à mesurer l’importance des facteurs extérieurs (les hypothèses et les risques) et à anticiper les situations inattendues qui peuvent survenir au cours du projet. Ce contrôle de la situation aide à identifier les risques et les hypothèses pouvant influencer la réussite ou l’échec du projet.
6. Suivi financier
Il mesure la gestion du budget durant le projet. Grâce à lui, on peut suivre les dépenses et aider l’équipe projet à créer des stratégies qui maximisent les résultats en utilisant le moins de moyens possibles. De plus, il peut être combiné au contrôle de la conformité. Mais également au contrôle des processus, voire au suivi des activités. Il est non-négligeable en ce qui concerne la responsabilité (qui a pris telle décision) et la conception de rapports.
7. Suivi des résultats
Il se mêle à l’évaluation, recueille les données afin de démontrer des effets/impacts d’un projet sur la cible. C’est une aide pour l’équipe projet qui doit savoir quels sont les impacts inattendus. Mais également si le projet est sur le bon chemin, s’il va atteindre les résultats souhaités.
D
ans la suite de nos articles sur le sujet, vous connaîtrez les secrets du processus de planification ,que ce soit à travers l’utilisation de diagrammes de Gantt ou de la méthode PERT par exemple. Qu’elles soient via des tableaux de bord de suivi d’avancement ou non.
Enfin, du moins, vous aurez le côté théorique… Pour ce qui est de la pratique, on vous laisse faire ! Suivez attentivement notre série d’article sur le suivi de projet et des tâches 😉. Vous disposerez ainsi du B.A.-BA pour rédiger votre plan de projet. Il ne manquera plus qu’à vous lancer !
❓ Si vous avez des questions sur le sujet ou que vous êtes intéressé par la gestion de projet et qu’un thème vous tient à cœur, écrivez-nous ! Vous pouvez également nous joindre sur notre page contact !
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