Un outil de suivi de projet est un élément essentiel pour garantir le succès d’un projet. Selon une étude PwC, 77% des entreprises performantes utilisent des outils de gestion de projet spécialisés pour le pilotage de leurs activités. Ces solutions offrent une multitude d’avantages comme la planification précise et l’organisation méthodique des tâches.
Mais également la collaboration efficace entre les membres de l’équipe. Les outils de suivi de projet modernes permettent également une collaboration efficace entre les membres de l’équipe et un suivi en temps réel de l’avancement. Que vous gériez un projet de petite envergure ou une initiative stratégique majeure, les bons outils de suivi rationalisent vos processus de gestion et augmentent significativement vos chances de réussite.
Dans ce guide complet, nous allons explorer en détail comment ces outils fonctionnent, à travers des exemples concrets, et surtout comment les intégrer efficacement dans votre organisation pour optimiser votre gestion de projet.
Les outils de suivi de projet
Pour assurer un suivi efficace, plusieurs catégories d’outils de gestion de projet s’offrent à vous.
Documents et supports de cadrage
- Le cahier des charges est un document fondamental qui répertorie les moyens techniques et humains nécessaires pour clôturer le projet. Il contient aussi les spécifications techniques détaillées, les besoins à combler et il trace les limites du projet. Exempt d’approximations, c’est un document de référence fiable sur lequel toute l’équipe peut s’appuyer.
- Le cahier des charges BIM (Building Information Modeling) est lui utilisé comme base pour modéliser le projet. Cette méthode BIM, de plus en plus répandue en gestion de projet, s’appuie sur une maquette numérique multi-dimensions. Le document, qui englobe des éléments fiables sur le projet, ses enjeux et ses finalités, doit contenir :
- les objectifs généraux et spécifiques
- la charte & la convention BIM
- la maquette numérique
Outils de communication et de suivi
- Les réunions de suivi projet dont des moments clés permettant d’effectuer un point d’avancement sur le déroulement et l’avancement des tâches. Elles réunissent les membres de l’équipe projet concernés et peuvent se tenir à intervalles réguliers ou à la fin de chaque phase importante.
- Les comptes-rendus et rapports sont des outils d’échange, de pilotage de projet, et également d’aide-mémoire. Ils font office de preuve officielle en cas de litige entre les parties prenantes. En bref, ils ont une mission médiatique sur le projet et peuvent être diffusés, à grande échelle, au sein même de l’entreprise. De son côté, le rapport (d’activité, d’étonnement, etc.), est une forme spécifique de compte-rendu documentant les stratégies mises en œuvre et l’atteinte des objectifs sur une période définie.
- Les supports d’échanges collaboratifs sont des plateformes utilisées pour diffuser l’information, et maintenir une communication fluide autour du projet. Cela peut inclure :
- chats et messageries instantanées
- e-mails professionnels
- affichages et communications internes
- supports marketing (plaquettes, flyers)
- réseaux sociaux et blogs d’entreprise
Solutions technologiques spécialisées
- Les logiciels de gestion de projet sont des outils qui facilitent le travail autour du projet. Ces outils automatisent les tâches répétitives comme les sauvegardes et la gestion du temps. Ils centralisent et organisent efficacement l’ensemble des données du projet. Bubble Plan en est un excellent exemple, avec sa période d’essai gratuite de deux semaines sans engagement. Ces plateformes intègrent généralement plusieurs fonctionnalités comme :
- la gestion collaborative des tâches,
- la planification interactive,
- le suivi des ressources,
- des tableaux de bord d’analyse et des rapports directement incorporés.
De nombreux types d’outils gestion de projet existent et permettent d’assurer le suivi. L’écosystème se divise en plusieurs catégories fonctionnelles :
- Les outils de stockage et de partage des données : weTransfer, Dropbox Paper, Google Drive, etc.
- Les outils de communication interne : messagerie instantanée, intranet, visioconférence, RSE, téléphonie, plateforme de collaboration online…
- Les outils de communication externe : e-mailing, newsletter, réseaux sociaux, etc. (le détail est dans la suite de l’article).
- Les outils de gestion de projet dédiés : Bubble Plan, et les autres possibilités d’outils et de logiciels de gestion de projet.
- Les outils collaboratifs et de télétravail : vous pouvez consulter notre article dédié sur les outils de collaboration.
Comment suivre l’avancement d’un projet ?
La méthode de suivi que vous choisirez dépendra de votre approche de gestion de projet. Parmi les principaux outils de pilotage de projet, voici deux méthodologies visuelles pour démarrer votre suivi.
Le diagramme de Gantt : une vision chronologique du projet
Le diagramme de Gantt est l’outil par excellence pour visualiser la progression chronologique de chaque étape du projet. Ses principaux avantages sont :
- la visualisation immédiate de l’état d’avancement des tâches
- la vue transversale des différents paramètres du projet
- la gestion en temps réel sous format plan
- une excellente lisibilité facilitant l’adoption par les équipes
- un suivi axé sur la dimension temporelle du projet
Le tableau Kanban : une organisation visuelle des processus de travail
Le tableau Kanban est un outil de suivi de projet Agile particulièrement efficace pour la visualisation structurée du travail. Issu de l’approche Lean, il se concentre sur :
- la gestion optimisée des tâches et de leur avancement
- une organisation flexible et adaptative (méthode agile)
- l’équilibrage entre production et demande
- l’amélioration continue des processus
- la réduction du gaspillage des ressources
La différence fondamentale avec le Gantt est que le Kanban privilégie l’organisation du processus par étapes plutôt que la planification temporelle détaillée. La méthode Kanban met l’accent sur le flux de travail pour que le chef de projet et les utilisateurs se concentrent sur les statuts d’avancement des tâches.
A savoir que d’autres matrices de gestion existent, destinées à l’organisation et au cadrage du projet, des process et des ressources.
Différencier méthodes et outils malgré une terminologie commune
Il est important de distinguer deux concepts souvent confondus :
- les méthodes de gestion (tableau Kanban, diagramme de Gantt, méthode Agile, etc.) qui définissent l’approche conceptuelle
- les logiciels qui permettent d’appliquer ces méthodes dans un environnement numérique
Par exemple, vous pouvez adopter la méthode Kanban, car c’est l’alternative adaptée à votre contexte et à votre approche projet. Le tableau Kanban est alors un outil de structuration. Vous pourrez alors choisir de déployer Trello, Bubble Plan, ou un autre logiciel pour l’implémenter. De même pour de la planification Gantt, vous pouvez opter pour Bubble Plan ou MS Project selon vos préférences.
Comment choisir son logiciel pour la conduite projet ?
Phase préparatoire : définir vos besoins réels
Avant toute décision sur le choix d’un logiciel de gestion de projet, réunissez votre équipe et votre direction pour établir :
- le fonctionnement actuel de vos projets
- les difficultés et goulots d’étranglement rencontrés
- le contexte spécifique de votre entreprise et de vos équipes
- votre méthodologie préférée de gestion des tâches
- vos besoins en matière de communication
- vos objectifs d’amélioration à court et moyen terme
Cette étape, bien que chronophage, vous fera gagner un temps précieux lors de l’analyse et la sélection des outils candidats. Sans aller jusqu’à rédiger un cahier des charges exhaustif, une session de brainstorming structurée constitue un excellent point de départ.
Facteurs clés de réussite et stratégies d’implémentation
Au-delà des considérations liées au budget, focalisons-nous sur les facteurs cruciaux de succès :
- l’intégration avec vos outils existants : évitez les problématiques de redondance ou de ressaisie d’informations entre systèmes
- l’équilibre fonctionnel : ni trop complexe, ni trop simpliste pour vos besoins réels
- l’adaptabilité aux contraintes de temps de vos équipes
- l’ergonomie et la fluidité d’utilisation pour tous les profils d’utilisateurs
- la cohérence avec vos processus actuels ou souhaités
- les fonctionnalités d’évolution pour accompagner votre croissance
- la facilité d’adoption par les équipes
La démultiplication des process, la recherche d’un dispositif de gestion de projet sachant tout faire, sont souvent des quêtes un peu vaines et contre-productives. Il faudra donc privilégier un choix équilibré selon les objectifs et l’équipe. L’utilisation au quotidien et le temps disponible pour chacun dans la gestion de ses tâches, ses priorités, et ses projets doivent également être pris en compte.
L’importance cruciale de la phase de test
L’organisation du choix de logiciel doit passer par la planification d’une ou plusieurs présentations, mais surtout de la mise en place d’un essai, de plus ou moins longue durée, permettant concrètement de s’immerger dans son utilisation. C’est le meilleur moyen de voir si au-delà d’un check parfait sur les fonctionnalités et le cahier des charges, la solution serait le meilleur allié des équipes.
L’essai permettra de :
- valider les fonctionnalités et options pour vérifier qu’elles cadrent avec vos attentes,
- s’assurer de l’ergonomie et de la fluidité des usages pour tout un chacun,
- projeter de manière effective les process envisagés,
- et choisir la version idéale de l’outil de suivi de projet considéré pour les attentes futures de gestion.
Un test pratique révèle souvent des aspects que la théorie ne permet pas d’anticiper. C’est pourquoi la plupart des solutions, comme Bubble Plan, offrent une période d’essai gratuite.
Les grandes étapes pour intégrer et déployer l’outil de suivi de projet choisi ?
Une fois votre choix effectué, vient la phase essentielle de la mise en œuvre au sein de votre société, BU, département, ou service.
Nous vous livrons les 7 étapes fondamentales à suivre pour créer la dynamique et faciliter une adoption rapide.
En effet, l’enjeu principal est l’adoption de vos outils de suivi de projet. Il sera donc payant de prendre le temps nécessaire en amont pour assurer la réussite de leur mise en place.
1/ Communication transparente avec les équipes
Le frein au changement, la charge de travail, le manque de temps ou les craintes diverses de chacun sont autant de facteurs négatifs qu’il faut considérer. Il convient de proposer un espace de communication, des réunions d’information, une présentation du fonctionnement de l’outil de suivi de projet choisi.
L’implication de l‘équipe pilote, et de la direction est importante à ce stade. C’est le point de départ dans la transmission et dans la définition des nouveaux objectifs. Il faut également le faire avec souplesse, car l’équipe risque forcément de réagir, même si elle était prévenue en amont (surtout si elle n’était pas impliquée dans la sélection).
En somme :
- organisez des réunions d’information dédiées
- présentez clairement les fonctionnalités de l’outil choisi
- impliquez activement l’équipe pilote et la direction
- restez disponible pour répondre aux questions et inquiétudes
- mettez en lumière les bénéfices concrets pour chaque partie prenante
- établissez un calendrier de déploiement progressif et réaliste
L’adhésion des équipes passe par la compréhension des avantages collectifs et individuels que l’outil apportera à chacun, notamment au chef de projet et aux membres de l’équipe.
2/ Programme de formation adapté
Cette étape doit être clairement annoncée lors des échanges, afin de rassurer tous les membres impliqués.
- prévoyez des sessions adaptées aux différents profils d’utilisateurs
- optez pour des formations internes (via l’équipe pilote) ou externes (fournisseur)
- envisagez plusieurs sessions échelonnées pour une meilleure assimilation
- adaptez le contenu aux besoins spécifiques de chaque département
Plus vos collaborateurs se sentiront à l’aise avec l’outil, plus son adoption sera rapide et efficace.
3/ Guides d’utilisation et support interne (collaborateur référent)
En complément des sessions de formation et de prise en main, mettez en place :
- des guides d’utilisation concis sur les fonctionnalités essentielles
- une documentation sur les nouveaux processus mis en place
- un ou plusieurs collaborateurs référents pour un support de proximité
- des canaux de communication dédiés aux questions sur l’outil
Ces ressources permettront à chacun de se raccrocher facilement à des éléments concrets pendant la phase de déploiement.
A noter qu’il est souvent bénéfique de désigner un collaborateur (pilote ou à l’aise avec les nouveaux process) comme référent du dispositif de suivi de projet. Il répondra aux questions des membres rapidement, pourra aider à montrer le fonctionnement, et servira de point de centralisation des remontées utilisateurs. C’est aussi une manière de valoriser ses collaborateurs les plus proactifs.
4/ Stimulation et engagement pendant la période de montée en charge
Les premiers mois sont décisifs. Il faut établir la dynamique pour mettre en place les nouvelles habitudes. Le risque étant de revenir à ses habitudes (rassurantes et confortables) pour délivrer, surtout en cas de tensions opérationnelles.
Le déploiement est un processus collaboratif où l’activité de chacun est importante.
- suivez activement les taux d’adoption et d’utilisation
- encouragez activement l’utilisation régulière de l’outil
- guidez progressivement les équipes vers une utilisation plus approfondie
- valorisez les premiers succès et les utilisateurs moteurs
- intervenez rapidement en cas de difficultés identifiées
Plus le nombre d’utilisateurs actifs augmente, plus l’outil collaboratif prend son sens et devient utile à tous.
5/ Concertation et optimisation continue
Utiliser un logiciel peut vous sembler facile, mais ce n’est pas forcément le cas pour tous.
Facilitez l’adoption pour tous :
- créez des canaux de remontée d’information sur l’expérience utilisateur
- identifiez les points d’optimisation nécessaires
- ajustez les processus ou les configurations si besoin
- restez à l’écoute des suggestions d’amélioration
- adaptez la solution aux spécificités opérationnelles découvertes en cours d’utilisation
L’adoption d’un nouveau dispositif de suivi de projet peut mettre en lumière de nouvelles attentes, ou au contraire d’autres contraintes ou pénibilités. Il faudra donc le prendre en compte pour une intégration de la plateforme dans la durée. L’objectif de la nouveauté étant de résoudre les problèmes des utilisateurs et de faire gagner en temps et en productivité.
6/ Reporting et mise en avant des bénéfices
Montrez aux membres de l’équipe, et à tous ceux concernés par les nouvelles solutions de conduite projet proposées, les bénéfices de la solution.
La visibilité des résultats positifs renforcera l’engagement de tous les acteurs :
- utilisez activement les fonctionnalités de reporting
- démontrez les améliorations concrètes en termes de suivi
- partagez les succès liés à l’utilisation de l’outil
- impliquez la direction dans l’exploitation des données générées
- communiquez régulièrement sur les bénéfices obtenus
La direction doit également s’impliquer et attendre des équipes qu’elles s’appuient réellement sur l’outil de suivi de projet choisi pour gérer les projets.
7/ Bilan et perspectives d’évolution
Au cours de l’intégration et de la prise en main, prévoir des temps d’échanges et de prise de recul :
- organisez des sessions de retour d’expérience
- évaluez objectivement les bénéfices obtenus
- identifiez les axes d’amélioration restants
- planifiez les prochaines étapes d’évolution
- célébrez les progrès accomplis collectivement
Dresser une grille de lecture pour s’assurer des objectifs atteints et de leur temporalité. Cette démarche permettra d’inscrire l’outil dans une dynamique d’amélioration continue.
Quel est l’intérêt de Bubble Plan ? Est-il un outil de suivi de projet adapté ?
Parmi les nombreuses solutions disponibles, Bubble Plan se distingue par sa polyvalence et son accessibilité, pour s’adapter à vos attentes et à votre contexte de travail. Vous devrez valider son adéquation selon vos critères :
- les fonctionnalités
- l’équipe
- le type d’entreprise
- les objectifs identifiés pour gérer les projets
Qu’est-ce que Bubble Plan exactement ?
Bubble Plan est une plateforme assistée de suivi de projets, française, qui permet d’intégrer et de suivre des informations détaillées sur un projet, et de les garder en mémoire, grâce à un système de stockage en ligne.
Solution simple et visuelle, l’interface est orientée planification, mais aussi gestion de projet. Elle permet à tous les membres de l’équipe :
- d’identifier clairement ses tâches et responsabilités
- de suivre et documenter son travail en temps réel
- de gérer efficacement ses ressources et budgets
Grâce à son approche progressive et au management visuel, Bubble Plan s’avère particulièrement accessible aux collaborateurs novices tout en offrant des fonctionnalités avancées pour les experts.
Du planning à la gestion de tâches, du contrôle des ressources au diagramme de Gantt, les possibilités sont multiples dans le logiciel pour planifier, conduire et partager le projet, et l’adapter selon les objectifs et le temps.
Quels sont les atouts différenciants de Bubble Plan en tant qu’outil de suivi de projet ?
Voici une sélection de fonctionnalités clés
Communication et collaboration
- chat intégré pour des échanges en temps réel
- support technique réactif via la fonction « Besoin d’aide »
- environnement optimisé pour le travail d’équipe et collaboratif
Visualisation et pilotage de projet
- tableaux de bord personnalisables pour un suivi multi-projets
- organisation hiérarchique avec système de sous-projets
- gestion flexible des intervenants, y compris virtuels
- administration fine des droits d’accès selon les rôles
Suivi de l’avancement des tâches
- visibilité précise sur les tâches et leur progression
- fonctionnalités de planification intuitives via le diagramme de Gantt
- management visuel efficace avec l’approche Kanban
- indicateurs de performance automatisés et personnalisables
Cette combinaison de simplicité d’utilisation et de puissance fonctionnelle fait de Bubble Plan un outil particulièrement adapté aux équipes cherchant à :
- améliorer la lisibilité de leurs projets
- partager en temps réel les informations critiques
- bénéficier d’une vue d’ensemble claire de l’activité projet
Testez Bubble Plan gratuitement
Pour évaluer concrètement si Bubble Plan correspond à vos besoins, vous pouvez bénéficier d’une période d’essai de deux semaines avec toutes les fonctionnalités Premium pour tester le logiciel. C’est gratuit et ça vous permettra d’expérimenter l’ensemble des fonctionnalités dans votre contexte professionnel spécifique.
Conclusion : choisir l’outil de suivi de projet adapté à votre organisation
La sélection du bon outil de suivi de projet représente un investissement stratégique pour votre entreprise. Un logiciel de gestion de projet adapté vous permettra de gagner en efficacité. Au-delà des fonctionnalités, privilégiez :
- l’adéquation avec votre culture d’entreprise
- la facilité d’adoption par vos équipes
- la cohérence avec vos méthodologies de travail
- la scalabilité pour accompagner votre croissance
N’hésitez pas à impliquer vos collaborateurs dans ce choix crucial : leurs retours et suggestions peuvent s’avérer précieux pour identifier la solution idéale.
Faites décoller vos projets maintenant !
Bubble Plan est un outil de suivi de projet collaboratif pour la planification en ligne, simple et visuel. Testez gratuitement et transformez votre approche du management de projet !
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